Respostas para questões de aquisições
- Contratos exigem formalidade
- Requisitos de gerenciamento de produtos e projetos devem estar estipulados no contrato
- O que não estiver no contrato só pode ser realizado mediante ordem formal de mudança no contrato
- Mudanças devem ser enviadas e aprovadas por escrito
- Contratos estabelecem uma obrigação legal
- Contratos devem ajudar a reduzir o risco do projeto
Contratação centralizada / descentralizada
Centralizada: Departamento de aquisições com um gerente de aquisições
Descentralizada: Gerente de aquisições é designado para um projeto em tempo integral e está subordinado ao gerente de projetos
Processo de Gerenciamento das Aquisições
- Planejar as aquisições
- Realizar as aquisições
- Administrar as aquisições
- Encerrar as aquisições
Planejar as Aquisições
- Análise do fazer ou comprar
- Criar um plano de gerenciamento das aquisições
- Criar uma DT (declaração de trabalho) para cada aquisição
- Desempenho (Quero um carro que vá de 0 a 100 Km em 3 segundos)
- Funcional (Quero um carro com 23 suportes para copos)
- Design (Quero um carro igual ao dos desenhos)
- Selecionar um tipo de contrato para cada aquisição
- PF (Preço Fixo): Alto risco ao fornecedor, poucas informações
- T&M (Tempo e Material): Comprador paga por hora, nível de serviço não pode ser definido
- CR (Custos Reembonsáveis): Escopo de trabalho incerto, requer pessoas para validar a contabilidade
Comprador assume os riscos do contrato
- Criar os documentos de aquisição
- Determinar os critérios de seleção de fonte
Preço: Quantia que o fornecedor cobra do comprador pelo produto / serviço
Lucro: Volume de dinheiro que o fornecedor acumulou depois de pagar os custos
Custo: Quanto custa para o fornecedor criar determinado produto / serviço
Preço-Alvo: Serve para comparar o resultado final, o que temos e o que foi estimado
Proporção de compartilhamento: Incentivos aparecem como 90/10 (comprador/fornecedor)
Preço-teto: Preço mais alto que o comprador pagará
Exemplo de Cálculo de Incentivos
Neste contrato de custo mais remuneração de incentivo, segue:
Custo-Alvo = 210.000
Remuneração-Alvo = 25.000
Preço-Alvo = 235.000
Proporção de compartilhamento = 80/20
Custo Real: 200.000
Remuneração Final:
Custo Alvo - Custo Real = 210.000 - 200.000 = 10.000
Custo x Compartilhamento: 10.000 * 20 = 2.000
Remuneração Alvo + Custos = 25.000 + 2.000 = 27.000
Preço Final:
Custo real + remuneração final = 200.000 + 27.000 = 227.000
Documentos de Aquisição
SDP (Solicitação de proposta): Proposta detalhada, CV's, experiência, preço
CONV (Convite para licitação): Apenas preço total do trabalho
SDC (Solicitação de cotação): Solicitam preço por item, hora, metro
Critérios de Seleção de Fornecedores
- Número de anos na atividade ou estabilidade financeira
- Entendimento da necessidade
- Preço ou custo do ciclo de vida
- Capacidade Técnica
Acordo de Confidencialidade
É um acordo entre comprador e fornecedor que define quais informações ou documentos devem ser mantidos confidenciais e controlados, além de quem terá acesso a estas informações.
Acordo de Parceria (Joint Venture)
Quando dois fornecedores unem forças para conseguir o trabalho
- Número de anos na atividade ou estabilidade financeira
- Entendimento da necessidade
- Preço ou custo do ciclo de vida
- Capacidade Técnica
Acordo de Confidencialidade
É um acordo entre comprador e fornecedor que define quais informações ou documentos devem ser mantidos confidenciais e controlados, além de quem terá acesso a estas informações.
Acordo de Parceria (Joint Venture)
Quando dois fornecedores unem forças para conseguir o trabalho
Cláusulas Especiais
São cláusulas especiais adicionadas ao contrato padrão (contrato mãe) e podem ser resultado de:
- Análise de riscos
- Requisitos de projeto
- Tipo de projeto
- Requisitos administrativos, legais ou empresariais
Termos e condições
- Aceitação: Como saber se o trabalho é aceitável?
- Agente: Quem é o agente autorizado de cada parte?
- Arbitragem: Usa térceiros para tomar decisão em uma disputa, mais rápida que a justica e paga por ambas as partes
- Cessão: Uma parte pode ceder a terceiros seus direitos ou obrigações
- Autoridade: Quem tem o poder pra fazer o que
- Fianças: Fiança de pagamento protege o comprador contra reinvidicações do fornecedor por falta de pagamento
- Quebra de contrato: A quebra de contrato pelo fornecedor deve ser notificada com uma carta formal para futuramente haver uma quebra de contrato pelo comprador. A ação de quebra de contrato pelo comprador não pode ser imediata
- Mudanças: Como as mudanças são feitas, em qual formato?
- Confidencialidade: Quais informações não devem ser divulgadas a terceiros
- Resolução de disputas: Uso de tribunais ou árbitro para resolução de disputas
- Força maior: Caso fortuito, incêndio, furacão. Não é considerada culpa de nenhuma das partes
- Incentivos: Quais benefícios o fornecedor pode receber por alinhar-se aos objetivos do comprador de tempo, custo, qualidade, risco e desempenho?
- Indenização (responsabilidade): Quem é o responsável por lesões corporais, danos e acidentes?
- Empreiteiro independente: Significa que o fornecedor não é empregado do comprador
- Inspeção: Alguém pode inspecionar o trabalho durante a execução, em qual circunstância?
- Propriedade Intelectual: Quem é dono da marca, patente, etc?
- Faturamento: Quando as faturas serão enviadas?
- Multas contratuais: Multas estipuladas por inadimplências específicas
- Requisitos de gerenciamento: Comparecimento a reuniões, aprovação de pessoal designado ao projeto
- Inadimplência substancial: Quebra significativa de contrato que não permite completar o trabalho estipulado
- Notificações: Para quem determinadas correspondências devem ser enviadas?
- Propriedade: Quem possuirá os ítens tangíveis (materiais, edifícios, equipamentos)?
- Pagamentos: Quando os pagamentos serão realizados?
- Declaração do trabalho de aquisição: Incluído como parte de contrato
- Relatórios: Quais relatórios são necessários e com qual frequência
- Retenção: Uma quantia de 5% a 10% fica retida de cada pagamento e pago quando o trabalho é terminado
- Risco de prejuízo: Risco entre as partes caso produtos ou serviços sejam perdidos
- Acesso ao local: Requisitos para acesso ao local onde o trabalho será realizado
- Rescisão: Interrupção do trabalho antes de seu término
- O prazo é essencial: Datas de entrega são uma obrigação rigorosa
- Renúncias: Declarações que os direitos definidos no contrato só podem ser renunciados ou modificados por acordo expresso antre as partes
- Garantias: Promessas de qualidade para os produtos ou serviços
- Trabalho sob encomenda: Trabalho fornecido nos terms do contrato será de propriedade do comprador
Carta de Intenções
Caso o contrato não seja assinado a tempo, o fornecedor pode solicitar que o comprador forneça uma carta de intenções, documento sem vinculação legal que diz que o comprador pretende contratar o fornecedor.
Participação de Direitos (Privity)
Questão: A empresa A contrata a empresa B para fazer um trabalho. A empresa B subcontrata a empresa C. O gerente de projetos da empresa A está no local do trabalho e diz que a empresa c deve interremper o trabalho. A empresa C precisa obedecer?
Resposta: Não, as empresas A e C não tem ralação contratual. A empresa A deve falar com a B que conversará com a C.
Formas de aquisição sem concorrência (Quando conceder?)
- Cronograma do projeto sob extrema pressão
- Fornecedor com qualificações exclusivas
- Fornecedor único
Fonte Única: Negocia diretamente com o fornecedor, sem realizar o processo de aquisições
Fonte Exclusiva: Existe apenas um fornecedor
Reuniões de Licitantes (Coisas a serem observadas na reunião)
- Conluio ( Combinação entre pessoas para enganar ou prejudicar alguém; colusão, arranjo, conchavo)
- Fornecedores que não fazem perguntas na frente da concorrência
Qual a finalidade de um contrato
- Definir papéis e responsabilidades
- Tornar as ações uma obrigação legal
- Mitigar ou alocar o risco
Encerramento Administrativo (Processo Encerrar o projeto ou Fase) = Encerrar um projeto
Encerramento da Aquisição = Encerrar uma aquisição
- Podem haver muitos encerramentos de aquisições mas somente um encerramento de projeto
- Todas as aquisições devem ser encerradas antes do projeto ser encerrado
- O encerramento do projeto pode ser realizado ao final de cada fase do projeto e no final do projeto como um todo.
- O encerramento de aquisições requer mais registros e deve ser feito mais formalmente do que em geral é necessário no encerramento do projeto
Aceitação Formal e encerramento
Depois que o encerramento é terminado e o fornecedor recebeu do comprador a aceitação formal de que os produtos da aquisição são aceitáveis, o contrato é encerrado.
São cláusulas especiais adicionadas ao contrato padrão (contrato mãe) e podem ser resultado de:
- Análise de riscos
- Requisitos de projeto
- Tipo de projeto
- Requisitos administrativos, legais ou empresariais
Termos e condições
- Aceitação: Como saber se o trabalho é aceitável?
- Agente: Quem é o agente autorizado de cada parte?
- Arbitragem: Usa térceiros para tomar decisão em uma disputa, mais rápida que a justica e paga por ambas as partes
- Cessão: Uma parte pode ceder a terceiros seus direitos ou obrigações
- Autoridade: Quem tem o poder pra fazer o que
- Fianças: Fiança de pagamento protege o comprador contra reinvidicações do fornecedor por falta de pagamento
- Quebra de contrato: A quebra de contrato pelo fornecedor deve ser notificada com uma carta formal para futuramente haver uma quebra de contrato pelo comprador. A ação de quebra de contrato pelo comprador não pode ser imediata
- Mudanças: Como as mudanças são feitas, em qual formato?
- Confidencialidade: Quais informações não devem ser divulgadas a terceiros
- Resolução de disputas: Uso de tribunais ou árbitro para resolução de disputas
- Força maior: Caso fortuito, incêndio, furacão. Não é considerada culpa de nenhuma das partes
- Incentivos: Quais benefícios o fornecedor pode receber por alinhar-se aos objetivos do comprador de tempo, custo, qualidade, risco e desempenho?
- Indenização (responsabilidade): Quem é o responsável por lesões corporais, danos e acidentes?
- Empreiteiro independente: Significa que o fornecedor não é empregado do comprador
- Inspeção: Alguém pode inspecionar o trabalho durante a execução, em qual circunstância?
- Propriedade Intelectual: Quem é dono da marca, patente, etc?
- Faturamento: Quando as faturas serão enviadas?
- Multas contratuais: Multas estipuladas por inadimplências específicas
- Requisitos de gerenciamento: Comparecimento a reuniões, aprovação de pessoal designado ao projeto
- Inadimplência substancial: Quebra significativa de contrato que não permite completar o trabalho estipulado
- Notificações: Para quem determinadas correspondências devem ser enviadas?
- Propriedade: Quem possuirá os ítens tangíveis (materiais, edifícios, equipamentos)?
- Pagamentos: Quando os pagamentos serão realizados?
- Declaração do trabalho de aquisição: Incluído como parte de contrato
- Relatórios: Quais relatórios são necessários e com qual frequência
- Retenção: Uma quantia de 5% a 10% fica retida de cada pagamento e pago quando o trabalho é terminado
- Risco de prejuízo: Risco entre as partes caso produtos ou serviços sejam perdidos
- Acesso ao local: Requisitos para acesso ao local onde o trabalho será realizado
- Rescisão: Interrupção do trabalho antes de seu término
- O prazo é essencial: Datas de entrega são uma obrigação rigorosa
- Renúncias: Declarações que os direitos definidos no contrato só podem ser renunciados ou modificados por acordo expresso antre as partes
- Garantias: Promessas de qualidade para os produtos ou serviços
- Trabalho sob encomenda: Trabalho fornecido nos terms do contrato será de propriedade do comprador
Carta de Intenções
Caso o contrato não seja assinado a tempo, o fornecedor pode solicitar que o comprador forneça uma carta de intenções, documento sem vinculação legal que diz que o comprador pretende contratar o fornecedor.
Participação de Direitos (Privity)
Questão: A empresa A contrata a empresa B para fazer um trabalho. A empresa B subcontrata a empresa C. O gerente de projetos da empresa A está no local do trabalho e diz que a empresa c deve interremper o trabalho. A empresa C precisa obedecer?
A => B => C
Resposta: Não, as empresas A e C não tem ralação contratual. A empresa A deve falar com a B que conversará com a C.
Formas de aquisição sem concorrência (Quando conceder?)
- Cronograma do projeto sob extrema pressão
- Fornecedor com qualificações exclusivas
- Fornecedor único
Fonte Única: Negocia diretamente com o fornecedor, sem realizar o processo de aquisições
Fonte Exclusiva: Existe apenas um fornecedor
Reuniões de Licitantes (Coisas a serem observadas na reunião)
- Conluio ( Combinação entre pessoas para enganar ou prejudicar alguém; colusão, arranjo, conchavo)
- Fornecedores que não fazem perguntas na frente da concorrência
Qual a finalidade de um contrato
- Definir papéis e responsabilidades
- Tornar as ações uma obrigação legal
- Mitigar ou alocar o risco
Encerramento Administrativo (Processo Encerrar o projeto ou Fase) = Encerrar um projeto
Encerramento da Aquisição = Encerrar uma aquisição
- Podem haver muitos encerramentos de aquisições mas somente um encerramento de projeto
- Todas as aquisições devem ser encerradas antes do projeto ser encerrado
- O encerramento do projeto pode ser realizado ao final de cada fase do projeto e no final do projeto como um todo.
- O encerramento de aquisições requer mais registros e deve ser feito mais formalmente do que em geral é necessário no encerramento do projeto
Aceitação Formal e encerramento
Depois que o encerramento é terminado e o fornecedor recebeu do comprador a aceitação formal de que os produtos da aquisição são aceitáveis, o contrato é encerrado.
